26 Dic Procrastinación: la gran carga para las empresas y los trabajadores.
Christian Lamm
Abogado, mediador, coach ejecutivo y sistémico. Máster en Derecho por la Universidad de Augsburgo, Alemania. Facilitador certificado LEGO Serious Play. Autor de numerosos artículos en materia de gestión de conflictos. Medalla al Mérito Profesional 2018 otorgada por Diario de Mediación. Premio al mejor artículo 2017 otorgado por Asociación Madrileña de Mediadores. Ha impartido formaciones en España, Alemania y Latinoamérica.
“Aproximadamente un 33% de los trabajadores procrastina de forma severa, con un impacto muy notable en su trabajo.”
Procrastinación” (del inglés “procrastination”) es dejar crónicamente para más tarde aquello que consideramos que deberíamos estar haciendo ahora. Dicho de otra manera: posponer de forma compulsiva.
Todos posponemos cada tanto lo que tenemos que hacer. Eso es normal. El problema surge cuando posponemos de una manera que nos termina siendo perjudicial.
La procrastinación quizás sea una de las principales causas de estrés y en consecuencia una de las situaciones que más afecta nuestra calidad de vida. Posponer de forma crónica es causa de sufrimiento. Y no es para menos: la procrastinación hace que no seamos eficientes ni confiables. Nos afecta en nuestro trabajo, en nuestras relaciones humanas y también en nuestra salud. Y, además del estrés permanente al que nos somete (con las consecuencias negativa que ello implica para el sistema inmunológico), nos aniquila la autoestima.
La cantante inglesa Amy Winehouse sufrió este tema lo suficiente como para dedicarle una canción (“Procrastination”). Creo que la siguiente estrofa es muy representativa de lo que ella sentía:
“Tengo que tener terminada esta canción antes de que me marche esta noche, pero mi cabello, no luce como tal, y tengo que lucir bien, y tengo que escribir un coro, pero las palabras me sugieren ahora que tengo que terminar esto antes de marcharme esta noche como sea, y de cualquier manera estoy pensando en encontrarte en la estación, sintiéndome culpable porque debería quedarme en casa, maldita procrastinación, así que cuando me pregunten más tarde, no les diré cómo va el asunto, pero ahora mi cabeza está vacía, y el montón de trabajo sigue creciendo.”
La procrastinación en el entorno profesional
Jefes y líderes de equipos lo conocen muy bien: tienen a su cargo personas muy capaces que, por algún motivo, no logran cumplir en término las tareas que han asumido, lo que afecta a todo el grupo. Y esto tiene un coste.
Las estadísticas son de EE.UU, pero considero que son extrapolables a buena parte de Europa: [1]
- En promedio, un trabajador procrastina 1,59 h por día.
- La principal vía de escape de los procrastinadores es la tecnología (internet, redes sociales, etc.)
- Únicamente un 15% de los trabajadores prácticamente no procrastina nunca
- En el otro extremo, aprox. un 33% de los trabajadores procrastina de forma severa, con un impacto muy notable en su trabajo
- El resto, aprox. un 52%, tiende procrastinar, pero con un impacto menor
- Las profesiones que generan un mayor número de procrastinadores son las liberales, especialmente abogacía, y también las vinculadas con actividades comerciales (p.ej. vendedores)
- El coste de la procrastinación para una persona que gana USD 40.000 al año es de USD 15.000
- Las personas tienden a procrastinar más en determinadas áreas o actividades que en otras
- Los hombres procrastinan algo más que las mujeres
¿Quiénes procrastinan?
Aunque parezca paradójico, los procrastinadores no son vagos ni perezosos. Suelen ser personas muy inteligentes y analíticas, con un alto grado de autoexigencia y responsabilidad y que por ello tienden a sentirse frenados ante la posible comisión de un error o de no satisfacer las expectativas que se tiene de ellas.
Los problemas de salud mental como p.ej. el TDAH (trastorno de déficit de atención e hiperactividad) y la depresión también pueden ser causa de procrastinación.
Lo que distingue a procrastinador de un vago es que el procrastinador quiere hacer la tarea. Quiere hacer lo que tiene que hacer, pero hay un freno, emocional e irracional, que le dificulta o incluso impide avanzar.
¿Qué es lo que causa la procrastinación?
La procrastinación es causada por un problema de regulación emocional. Básicamente, ante determinadas tareas, el sistema emocional genera una “alerta” que causa ansiedad o rechazo. El problema es que esta alerta es desproporcionada en función del riesgo o desafío que representa esa tarea. P.ej. ante la idea de ir el médico para hacer un control de rutina, el sistema emocional genera una enorme ansiedad porque, inconsciente e irracionalmente, evalúa como probable encontrar una mala noticia.
En el caso de personas con TDAH y, en general, muy impulsivas, se suma su dificultad para motivarse más allá del muy corto plazo.
Finalmente, en el caso de personas con depresión, lo que les hace procrastinar es un nivel de energía muy bajo.
¿Por qué es difícil controlar la procrastinación?
La procrastinación es gratificante, ya que nos permite evadirnos de emociones intensas y desagradables tales como el miedo, la ansiedad, el rechazo, etc. que nos producen ciertas tareas. Esta evitación, de tanto repetirla, se transforma en un hábito al que los procrastinadores se han vuelto adictos. Y es que, como sostiene el psiquiatra español Manuel Mas-Baga, “si una conducta compromete el resto de tus actividades, es adictiva: es adicto quien, por obtener una recompensa a corto plazo, hipoteca su vida a largo plazo.”
O sea, la procrastinación es una adicción. Y, como tal, no es sencilla de erradicar. Al punto que en EE.UU. se ha formado una asociación de Procrastinadores Anónimos con un funcionamiento similar al de los Alcohólicos Anónimos.
¿Qué es lo que se suele hacer con la procrastinación en el trabajo?… y no funciona
Los consejos de productividad habituales no siempre funcionan con las personas procrastinadoras. P.ej. el consejo de comenzar el día con la tarea más desagradable puede paralizar a un procrastinador hecho y derecho.
Hay quienes sostienen que las empresas y sus líderes deberían tener habilidades de motivación especiales que permitan combatir la procrastinación de sus empleados y colaboradores. También se propone ocupar a las personas procrastinadoras en trabajos muy supervisados o rutinarios, lo que reduciría su espacio para procrastinar.
Sin embargo, esto presenta algunos problemas. Para comenzar, el problema de la procrastinación no suele ser tanto un problema de motivación (o sea, de energía que impulsa) sino de estar frenado por una emoción negativa. Esto hace que sea posible estar motivado y frenado a la vez. P.ej. alguien puede estar motivado a cambiar su trabajo por otro más estimulante y a la vez estar paralizado por el miedo al fracaso. Por ello, los buenos consejos y la motivación por sí solos no sirven de mucho.
Menos sirven las advertencias; la persona procrastinadora es plenamente consciente de las consecuencias negativas de lo que está posponiendo, del mismo modo que una persona fumadora sabe que los cigarrillos son nocivos. Tampoco sirve de mucho leer cualquiera de los abundantes libros de autoayuda para superar la procrastinación.
Además, que una persona procrastine no significa que no tenga otras cualidades profesionales muy valiosas. Por ello, para una empresa es económicamente más redituable facilitar a una persona herramientas adecuadas para gestionar su procrastinación que cambiarle sus funciones y derivarla a trabajos muy rutinarios y supervisados.
¿Qué es lo que sí funciona?
La procrastinación es un hábito de organización y trabajo perjudicial y profundamente arraigando. Como tal, debería ser sustituido por otro hábito más funcional que cuente con herramientas específicas para esta problemática. Y, tratándose de una adicción, es recomendable que este cambio de hábito sea acompañado por profesionales que sean expertos en la materia (por lo general psicólogos o coaches) hasta que esté consolidado.
Este muevo hábito debería incluir lo siguiente:
- Hábito de “capturar” todas las tareas de forma sencilla, para evitar olvidos.
- Hábito de organizar cada día, con criterios de priorización claros.
- Identificando la resistencia de las distintas tareas, asignando tiempos realistas, activando la capacidad de elegir (sustituir el “tengo” que hacer por el “elijo” hacer facilitando la entrada en lo que se denomina el Flow State / Estado de flujo (el estado en el que trabajamos con mayor concentración y energía).
- Utilización de herramientas para “desatascar” tareas.
- Desensibilización de las tareas que generan mayor resistencia.
- Utilización de técnicas o criterios para desbloquear decisiones.
- Identificación de tareas delegables y una mecánica para que la delegación sea eficaz.
- Visualización de los avances efectuados (p.ej. cuánto tiempo se dedica a las tareas de mayor y menor importancia).
Refuerzos positivos cada vez que se realizan tareas de alta resistencia.
Existen algunas herramientas informáticas de organización personal especialmente diseñadas para personas procrastinadoras, que dan cuenta de todo esto y que por ello pueden ser de gran ayuda.
Para el caso de personas altamente impulsivas o que sufren depresión, existen medicaciones que pueden reducir de forma significativa su tendencia a procrastinar, por lo que en estos casos es recomendable consultar a un psiquiatra.
Como reflexión final: el objetivo de estas intervenciones no es únicamente mejorar la productividad y fiabilidad de una persona procrastinadora, sino también mejorar su calidad de vida, permitiéndole terminar su jornada con la buena sensación de que ha dado lo mejor de si misma y que tiene su trabajo bajo control.
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